Google Workspace propose un ensemble intégré d'outils conçus pour simplifier vos tâches quotidiennes et augmenter votre efficacité. Que vous rédigiez des rapports, gériez des e-mails ou prépariez des présentations, vous constaterez que ces fonctionnalités intelligentes vous font gagner du temps et facilitent l'exécution des tâches. Dans cet article, nous passerons en revue les plus importantes de ces fonctionnalités et comment elles peuvent améliorer votre productivité dans l'environnement de travail ou pendant vos études.
Liens rapides
1. Utilisez la saisie vocale dans Google Docs et Slides
Meilleure utilisation Google Docs sur Microsoft Word Et Google Sheets sur Excel. Cependant, quelle que soit la plateforme, il est indéniable que rédiger de longs documents ou présentations peut rapidement devenir ennuyeux et stressant, surtout si vous travaillez sur quelque chose d'assez chargé en contenu et dans des délais serrés. Dans des moments comme celui-ci, je comptais sur la fonction de saisie vocale sur les deux plates-formes.
Pour utiliser cette fonctionnalité, ouvrez un document Google et sélectionnez Outils. Alors choisi Écriture vocale Dans la liste des options que vous voyez. Assurez-vous que le curseur se trouve à l'endroit où vous souhaitez que le texte apparaisse et cliquez sur l'icône du microphone.
Vous pouvez maintenant commencer à parler et Google transcrira votre contenu audio en texte. De même, dans Présentations, ouvrez une présentation et sélectionnez Outils. Sélectionnez ensuite « Dicter les notes du présentateur » et commencez à dicter.
Note: La fonction de saisie vocale ne place pas automatiquement la ponctuation en fonction des pauses. Cependant, vous pouvez ajouter de la ponctuation au texte à l'aide de commandes vocales telles que « virgule », « point » ou « point d'interrogation ».
2. Gagnez du temps avec les raccourcis clavier sur Google Sheets
Avec sa prise en charge de la collaboration en temps réel, Google Sheets est l'un des meilleurs Applications tableur. Que vous travailliez sur des données financières clés ou même simplement sur des projets personnels, gérer et parcourir une feuille de calcul peut devenir difficile si vous faites tout vous-même.
Pour cette raison, il est utile de connaître les raccourcis clavier qui peuvent contribuer à réduire le temps nécessaire à l'exécution de tâches répétitives.
Gardez à l'esprit que les raccourcis Google Sheets sont différents pour Windows et Mac, mais vous pouvez imprimer une aide-mémoire si vous travaillez fréquemment avec l'application. Enregistrez ou notez plutôt les formules que vous utilisez le plus souvent, afin de pouvoir les utiliser rapidement sans avoir à vous référer à un document supplémentaire.
Sur mon Mac, certains des raccourcis que j'utilise le plus souvent sont + D Pour remplir les données dans les cellules ci-dessous, et Fn + flèche gauche Pour passer au début de la ligne, et ⌘ + Retour arrière Pour faire défiler jusqu'à la cellule active, entre autres.
J'ai ces raccourcis mémorisés et ils me font gagner beaucoup de temps lorsque je travaille sur Google Sheets. Vous pouvez afficher l'ensemble des raccourcis clavier en ouvrant Google Sheets, en sélectionnant Aide, puis en cliquant sur Raccourcis clavier.
3. Utilisez Help Me Write pour créer des e-mails et des réponses rapides
"Aide-moi à écrire« est une fonctionnalité d'intelligence artificielle qui vous permet d'écrire rapidement des e-mails ou des réponses en utilisant seulement quelques invites. Contrairement à Smart Compose, qui propose des suggestions au fur et à mesure que vous tapez, Help Me Write va encore plus loin et génère un e-mail complet pour vous. J'ai trouvé que ces e-mails se lisent très bien. Je suis généralement en mesure de l'envoyer au destinataire, après avoir effectué quelques modifications rapides.
Si vous ne voyez pas l'icône Help Me Write dans la fenêtre Composer de l'application Gmail, vous n'êtes probablement pas inscrit. Pour utiliser la fonctionnalité Help Me Write de Gmail, il vous suffit de vous inscrire à Google Workspace Labs. Une fois que vous avez terminé, vous devriez voir une icône d'édition avec une étoile au-dessus, dans la barre inférieure de la fenêtre « Composer ».
4. Utilisez des modèles sur les diapositives pour créer des présentations améliorées
Créer une présentation d’aspect professionnel peut nécessiter beaucoup de réflexion et d’efforts. Si vous souhaitez éviter les tracas, essayez d'utiliser l'un des modèles prédéfinis disponibles dans Google Slides.
Pour utiliser un formulaire, ouvrez Google Slides, sélectionnez Insérer, puis cliquez sur Formulaires. Les formulaires seront remplis sur le côté droit de la fenêtre. Faites défiler vers le bas pour afficher vos options et choisissez celle qui vous semble la mieux adaptée.
Le modèle constitue généralement un très bon point de départ et vous pouvez le modifier davantage pour transformer les diapositives Google Slides ennuyeuses en une présentation attrayante.
5. Configurez des rappels récurrents avec Google Keep
Si vous devez configurer des rappels récurrents concernant des tâches récurrentes telles que des réunions d'équipe, des mises à jour de projets ou même des tâches personnelles, vous souhaiterez peut-être vous faciliter un peu la tâche en configurant des rappels récurrents. Vous pouvez le faire en utilisant Google KeepLa meilleure partie est que vous pouvez configurer des rappels personnalisés si vous n'avez pas besoin de rappels quotidiens.
Pour configurer des rappels récurrents, accédez à Google Keep et créez une note/un rappel. Sélectionnez-le ensuite et cliquez sur l'icône cloche/rappel. Vous pouvez désormais régler la date et l'heure du rappel et choisir la fréquence qui vous convient. Google Keep propose également de nombreuses autres fonctionnalités intéressantes, alors assurez-vous d'explorer la plate-forme pour tirer le meilleur parti de ses capacités.
6. Recevez l'agenda quotidien par e-mail
Lorsque vous avez des journées remplies de réunions et d’engagements personnels, il peut devenir difficile de suivre tout ce que vous devez faire. Et même si vous pouvez bien sûr consulter votre agenda Google de temps en temps, j'ai découvert que le moyen le plus simple de rester maître de mon emploi du temps est de recevoir mon agenda quotidien par e-mail chaque matin.
Pour activer cette fonctionnalité, ouvrez Google Agenda sur votre bureau. Passez la souris sur le calendrier qui apparaît dans le volet de droite et sélectionnez l'icône Plus. Sélectionnez ensuite Paramètres et partage Et cliquez Autres notifications. Enfin, sélectionnez Email À côté de l'agenda quotidien.
Une fois configuré, vous commencerez à recevoir chaque matin un résumé détaillé de tous les événements programmés pour la journée. Vous pouvez désactiver ce paramètre à tout moment si vous trouvez les rappels quotidiens inutiles.
7. Utilisez l'extension « Enregistrer sur Google Drive » pour enregistrer le contenu Web sur Drive
Si vous utilisez régulièrement Chrome et que vous téléchargez des fichiers, puis les téléchargez sur Google Drive pour y accéder sur d'autres appareils et navigateurs, essayez de télécharger le fichier «Enregistrer sur Google Drive» et utilisé depuis le Chrome Web Store.
Une fois installé sur Chrome, vous pouvez survoler n’importe quel fichier ou image et cliquer dessus avec le bouton droit. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez « Enregistrer sur Google Drive ». Le fichier sera ensuite enregistré directement sur Drive, éliminant ainsi le besoin de tout téléchargement manuel.
L'utilisation de ces conseils lors de l'utilisation des applications Google Workspace peut vous aider à tirer le meilleur parti de la plate-forme et de ses nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez maintenant visualiser Comparaison Google Workspace vs Microsoft 365 : quel est le meilleur pour la productivité ?
