Diviser les tâches en groupes est une stratégie de productivité efficace qui repose sur l’organisation d’activités similaires ensemble pour les réaliser plus rapidement et plus efficacement. Cette méthode facilite non seulement la gestion du temps, mais contribue également à améliorer la concentration et à réduire le basculement entre différentes tâches, réduisant ainsi la fatigue mentale. Cependant, cela n’est pas toujours la meilleure option dans certaines circonstances, notamment lorsque les tâches nécessitent de la flexibilité ou un traitement immédiat. Dans cet article, je partage mon expérience personnelle avec cette stratégie, quand elle était efficace et quand j'ai eu des difficultés à l'appliquer.
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Qu'est-ce que diviser les tâches en groupes ?
Le regroupement des tâches est une technique de gestion du temps qui consiste à regrouper des tâches similaires et à les planifier dans des blocs de temps désignés, plutôt que de les aborder à des moments aléatoires de la journée. Il est préférable pour les activités répétitives avec un processus clairement défini.
Bien que le traitement par lots trouve ses origines dans la fabrication et les débuts de l’informatique, il a récemment été utilisé dans la gestion du temps et la productivité. Il repose sur le concept selon lequel il est plus facile de poursuivre une tâche une fois que vous l'avez commencée, et changer de tâche ou gérer les interruptions peut introduire un « coût de changement », qui peut entraîner une baisse de productivité allant jusqu'à 40 % lorsqu'il s'accumule. , selon American Psychological Association.
Diviser les tâches en groupes est similaire à : Division temporelle/blocs horaires, où vous divisez votre temps de travail en périodes fixes programmées pour de petites parties d'activité. Cependant, contrairement au découpage temporel, le découpage des tâches se concentre sur le regroupement de tâches similaires en sessions continues.
La durée de ces séances reste importante, mais elle joue un rôle moins important que le fractionnement du temps. La répartition des tâches est plus flexible et peut être plus adaptée aux personnes qui travaillent pendant leur temps libre.
Les techniques de segmentation des tâches et de segmentation temporelle peuvent fonctionner de la même manière dans la pratique si vous disposez d'un flux de travail très rationalisé.
Note: Diviser les tâches en groupes en tant que technique de productivité vous aide à en faire plus avec moins de stress mental. Cela élimine le temps perdu dû aux changements fréquents entre les activités de travail. Cela vous aide également à entrer dans un état de fluidité, car vous vous concentrez longtemps sur une tâche.
La répartition des tâches est facile à mettre en œuvre. Puisqu'elles ne nécessitent aucune fonctionnalité unique, les applications qui vous permettent de diviser votre journée en morceaux peuvent également vous aider. Répartition des tâches. Si vous préférez une approche low-tech, un journal physique fonctionnera également très bien.
Comment la division des tâches m'aide à me concentrer et à être productif
J'ai progressivement introduit la répartition des tâches dans mon flux de travail au cours des derniers mois, et cela a été une expérience enrichissante. Cela m'a permis de me sentir moins anxieux et moins fatigué, et je ne recommencerai jamais à planifier chaque minute de ma journée de travail.
Il existe deux manières principales d'utiliser la segmentation des tâches : la segmentation des tâches traditionnelle, dans laquelle les tâches sont regroupées en blocs horaires d'une seule journée, et la segmentation des tâches quotidiennes, qui consiste à attribuer des jours entiers de la semaine à des types de tâches spécifiques.
La division traditionnelle des tâches est plus cohérente avec l'horaire de travail typique d'un individu, où différentes tâches doivent être accomplies avant la fin de la journée. En revanche, la répartition des tâches quotidiennes est difficile à intégrer dans un environnement de travail traditionnel et fonctionne mieux pour les indépendants ou les cadres supérieurs qui sont plus préoccupés par la vue d'ensemble que par la gestion active au quotidien de l'entreprise.
Personnellement, la répartition traditionnelle des tâches convient mieux à mon flux de travail que la répartition des tâches quotidiennes.
Lorsque j'élabore un plan pour la journée, je commence par énumérer toutes les tâches que je dois accomplir. utiliser Microsoft à faire (Multi-plateforme et fonctionne hors ligne) Mais il y en a beaucoup Autres excellentes options pour la gestion des tâches.
À ce stade du plan, le timing est moins important que l’activité elle-même. Une fois que j'ai une liste de tâches, je peux alors identifier les tâches qui impliquent un processus similaire et les regrouper en blocs. Un bloc ici est un ensemble de tâches que je dois effectuer dans un délai donné.
J'utilise Google Agenda pour créer ces blocs, les marquer et les planifier en tant qu'événements en direct sur mon agenda. Je peux avoir jusqu'à cinq blocs en une journée, ainsi que des tâches plus petites qui ne rentrent dans aucun bloc.
Astuce: Le calendrier doit être précisé lors de la planification de votre journée, mais il peut être aussi spécifique ou flexible que vous le préférez dans la pratique.
Par exemple, en tant qu'écrivain, je sélectionnerais toutes les tâches qui impliquent l'écriture et les regrouperais dans un seul bloc d'écriture. Pendant ce bloc, je ne ferai rien d’autre qu’écrire. Selon la durée, je peux faire une ou deux pauses, mais je me remets toujours à l'écriture.
Il y a quelques principes à garder à l’esprit lorsque vous utilisez la répartition des tâches dans votre horaire de travail :
- Aucune interruption: Il est très important d'éviter les interruptions pendant une période de temps déterminée, qu'il s'agisse d'une autre tâche de votre emploi du temps ou d'une activité imprévue. Si quelque chose se produit pendant que vous êtes dans une période spécifique, il peut être préférable de noter que vous le ferez plus tard plutôt que d'abandonner la tâche en cours.
- Faites des pauses entre les activités: Vous devez faire une pause proportionnée après une longue période d'activité. La technique Pomodoro traditionnelle ne convient pas pour diviser les tâches en groupes, mais vous pouvez la modifier en faisant des séances plus longues, par exemple une période de 90 minutes suivie d'une période de repos de 20 minutes.
- s'organiser en fonction des priorités: Toutes les tâches urgentes ne sont pas importantes et toutes les tâches importantes ne sont pas urgentes. Il est important de définir des priorités même lorsque vous travaillez en groupe. Comprendre ce qui doit être fait est la partie la plus importante de la planification.
Quand diviser les tâches en groupes n’est-il pas approprié ?
Diviser les tâches en groupes n’est pas approprié à toutes les situations. Il s'agit d'une technique plus efficace dans les environnements où la concentration et l'attention sont prioritaires. Elle n'est donc pas idéale dans les environnements où les problèmes urgents nécessitent une attention immédiate, comme le service client ou les interventions d'urgence.
De plus, le regroupement de tâches peut ne pas fonctionner correctement pour les tâches très urgentes, car il donne la priorité au processus plutôt qu'au résultat. Pour les tâches qui nécessitent des résultats rapides, comme la rédaction et la recherche d'un article, le regroupement des tâches peut vous ralentir.
Enfin, lorsqu’on travaille en équipe, regrouper les tâches peut s’avérer difficile car il est difficile de coordonner les horaires et les priorités au sein d’un système strict.
Astuce: De longues heures passées à collecter des tâches peuvent contribuer à la fatigue cognitive, voire à l'épuisement professionnel. Il est très important de faire des pauses entre les blocs et de connaître ses limites.
Bien que le regroupement de tâches ne soit pas adapté à tous les flux de travail, il s'agit d'une excellente technique de gestion du temps qui peut augmenter considérablement la productivité et, si elle est utilisée correctement, vous permettre de vous sentir bien dans ce que vous avez accompli à la fin de la journée. Vous pouvez maintenant visualiser Outils d'IA que les rédacteurs de contenu peuvent utiliser pour améliorer leur flux de travail.
