Comment améliorer votre liste de choses à faire pour être plus efficace

Élément essentiel pour garder votre vie organisée, la to-do list est une liste de ce que vous devez remplir. Cela semble évident, non? Cependant, à bien des égards, votre liste de tâches peut être stressante et vous rendre moins productif.

Heureusement, il existe des moyens éprouvés d'améliorer votre liste de tâches pour éviter que cela ne se produise.

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Gardez votre liste de choses à faire courte

Si votre liste de tâches contient plus de 10 éléments à la fois, elle est probablement trop longue. Avoir une longue liste de tâches à accomplir peut vous stresser et conduire à la procrastination. C'est parce que cela crée l'impression qu'il y a beaucoup à faire et qu'il faudra beaucoup d'efforts pour que tout soit fait.

Pour éviter cela, vous pouvez résumer votre liste de choses à faire pour qu'elle ait l'air plus facile à gérer, et vous vous sentirez accompli lorsque vous rayez des choses. Vous pouvez le faire en étant strict sur ce qui se passe et en évitant de les remplir inutilement. Voici certaines choses qui peuvent ne pas faire partie de votre liste de choses à faire :

  • La tâche de quelqu'un d'autre que vous devez accomplir.
  • La tâche est déjà sur votre calendrier ou enregistrée ailleurs.
  • C'est l'une de vos responsabilités quotidiennes, par exemple, vérifier les e-mails.
  • Cela fait partie d'une autre tâche qui est déjà sur votre liste.

Vous verrez que si certaines de ces choses sont sur votre liste de tâches, cela ne fera qu'augmenter leur taille et rendra votre charge de travail plus importante qu'elle ne devrait l'être. Supprimez-les, affectez-les ailleurs si nécessaire, et vous sentirez que vos tâches sont plus réalisables.

Divisez la liste des tâches en attributs

Vous pouvez également classer vos tâches en attributs ou actions. Todoist Il s'agit d'une application de liste de tâches numérique qui vous permet de créer des étiquettes à code couleur, ce qui permet de garder votre écran sans encombrement. Pour créer un sticker, il vous suffit de :

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  • Dans le menu Ouvrir, cliquez sur le signe plus en regard de Catégories.
  • Lorsque la nouvelle fenêtre d'évaluation s'ouvre, saisissez le nom sur lequel vous souhaitez nommer l'évaluation, par exemple « e-mail » ou « contact ».
  • Choisissez la couleur à laquelle vous souhaitez l'associer.
  • Cliquez "Ajouter".

Alternativement, si les étiquettes ne vous conviennent pas, vous pouvez utiliser la fonction de section de Todoist pour obtenir le même résultat :

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  • Depuis votre page Boîte de réception de Todoist, déplacez le curseur en bas de la liste.
  • Lorsque le bouton . apparaît Ajouter une section , Cliquez dessus.
  • Là où le nom de cette partition apparaît, tapez ce que vous voulez nommer la partition.
  • Cliquez Ajouter une section.

Vous pouvez créer autant d'étiquettes ou de sections que vous le souhaitez, mais vous devez vous efforcer de les réduire au minimum. Une fois que vous avez configuré l'une de ces options d'évaluation, vous pouvez commencer à ajouter vos tâches en cliquant sur le signe plus ou ajouter une tâche.

Si vous voulez une mise en page un peu plus simple, Microsoft à faire Créez plusieurs menus pouvant servir d'attributs ou d'actions en cliquant sur Nouveau menu dans votre barre d'outils. Nommez simplement la liste et vous pouvez commencer à décomposer vos tâches selon vos besoins. Vérifier Comparaison entre Microsoft To Do et Google Tasks: pourquoi utiliser la première option mentionnée.

Réservez du temps pour rendre votre liste de tâches plus gérable

Vous pourriez penser que l'utilisation d'une liste de tâches est proactive en soi, mais si elle est composée d'exigences d'autres personnes qui surviennent tout au long de votre journée, lorsque vous travaillez de manière réactive. Cela peut conduire à une gestion des tâches désorganisée et à une liste qui ne répond pas à vos besoins.

La réservation de temps est essentielle si vous voulez rester au top de votre activité et rester efficace. Essayez de réserver 15 à 20 minutes pour créer votre liste de choses à faire au début de votre journée, ou si votre travail est de nature interactive, réservez le temps en deux ou trois périodes.

Pour vous assurer que vous vous en tenez à cela, mettez un rendez-vous dans votre agenda Outlook ou Google afin d'éviter de sauter cette étape. Vous gagnerez du temps à long terme et vous pourrez prendre d'autres mesures pour améliorer votre liste de tâches.

Priorisez vos tâches

Le simple fait de créer une liste de tâches ne vous donne pas une bonne indication du moment où vous devez terminer les choses ou du niveau d'urgence qui y est associé. Bien qu'il soit possible de catégoriser mentalement l'importance de vos tâches, cela peut vous ouvrir une complexité hétérogène.

La complexité hétérogène est l'endroit où vous choisissez la tâche qui prend le moins de temps, car elle vous donne un coup de pouce psychologique rapide parce que vous avez accompli quelque chose. Malheureusement, cela signifie que vous pouvez finir par négliger des tâches essentielles qui prennent plus de temps, quelle que soit leur importance. De plus, en raison du fonctionnement de notre cerveau, vous pouvez voir les éléments en haut comme prioritaires, même s'ils ne le sont pas.

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La méthode MoSCoW peut vous aider à hiérarchiser votre liste de tâches en utilisant quatre catégories, à savoir :

  • Il doit avoir.
  • il faut que.
  • puis-je avoir.
  • Ça ne sera pas.

Il est particulièrement utile pour la gestion de projet, où vous avez une série d'étapes à accomplir dans un certain laps de temps.

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Si cela ne répond pas à vos besoins, vous pouvez opter pour le style Eisenhower Matrix, qui divise votre liste de tâches en un format de grille à quatre sections. La rangée du haut est réservée aux tâches « importantes » et la rangée du bas aux tâches « non importantes ». En combinaison avec cela, la colonne de gauche est intitulée "Urgent" et la colonne de droite est "Non urgent".

Pour les deux méthodes, il fournit Trello Capacités maximales pour organiser votre liste de tâches, car elle vous permet de catégoriser vos tâches en panneaux. De même, contient Pagayer Il contient de nombreux modèles prédéfinis qui vous permettent de créer des panneaux et de les organiser comme bon vous semble.

Atteindre l'efficacité

Les listes de tâches sont vraiment utiles pour suivre votre travail et vous responsabiliser, mais elles sont également ouvertes à de nombreux problèmes qui peuvent vous ralentir et créer toutes sortes de biais. Cela nécessite encore une certaine surveillance stratégique pour bien fonctionner.

Avec les conseils ci-dessus, vous pouvez commencer à expérimenter différentes techniques de dimensionnement et à optimiser votre liste de tâches pour atteindre son potentiel. N'oubliez pas : en passant un peu plus de temps à perfectionner votre liste de tâches, vous pouvez augmenter votre efficacité et améliorer encore plus votre rendement de travail.

Essayez-le et voyez ce qui fonctionne pour vous. Consultez également Meilleurs trucs et astuces Microsoft To-Do pour une meilleure gestion des tâches.

DzTech

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