Si vous maîtrisez l'art de planifier des réunions dans Outlook, vous pouvez éviter les échanges d'e-mails avec des demandes de réunion pour résoudre des horaires conflictuels. De l'utilisation de fonctionnalités telles qu'un calendrier partagé à la définition de rappels intelligents, votre expérience de planification peut être considérablement améliorée. Nous vous donnerons des conseils pratiques et des techniques astucieuses pour vous aider à organiser des réunions efficacement, vous faisant gagner du temps et vous permettant de tirer le meilleur parti de chaque réunion. Voici quelques conseils utiles qui vous aideront à simplifier le processus de planification. vérifier Des moyens simples de personnaliser Outlook et de l'adapter à vos préférences.
Liens rapides
1. Planifiez des réunions récurrentes
Les réunions récurrentes dans Outlook peuvent s'arrêter entre les réunions qui se produisent régulièrement. Vous pouvez organiser des réunions récurrentes pour des événements comme une synchronisation hebdomadaire d'équipe ou un enregistrement mensuel avec un client.
Commencez par créer une nouvelle réunion, en ajoutant les participants, le lieu et l'heure comme d'habitude. Cliquez ensuite sur « Rendre la réunion récurrente » pour spécifier la fréquence à laquelle la réunion aura lieu, qu'elle soit hebdomadaire, mensuelle ou à des jours spécifiques comme le premier lundi de chaque mois. Une fois que vous êtes satisfait des paramètres, cliquez sur Enregistrer, puis sur Soumettre. Les participants recevront une invitation qui reflète le modèle récurrent.
Au fur et à mesure que les besoins évoluent, n'oubliez pas de revisiter vos réunions récurrentes. Vous pouvez facilement modifier la fréquence et l'heure, ou même annuler le fil de discussion de l'invitation à la réunion d'origine.
2. Profitez des sondages de disponibilité des groupes
Coordonner de grands groupes peut ressembler à un cauchemar logistique, surtout lorsque vous essayez de respecter les horaires de chacun. Au lieu de s'appuyer sur des échanges d'e-mails, Outlook dispose d'une fonctionnalité intégrée de création de sondages et de planification de réunions qui simplifie le processus.
Cette fonctionnalité pratique vous permet de suggérer plusieurs heures de réunion aux participants. Ils votent simplement sur les options et Outlook planifie automatiquement la réunion en fonction des résultats.
Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez par créer une nouvelle demande de réunion et ajoutez des participants, mais au lieu de choisir une heure spécifique, cliquez sur un bouton Planifier une enquête Dans la bande. Vous pouvez ensuite suggérer plusieurs options de date et d'heure pour la réunion, et Outlook suggérera automatiquement les options les plus appropriées en fonction de la disponibilité des participants.
Une fois que vous avez sélectionné les périodes qui vous conviennent, cliquez sur Suivant pour vérifier et ajuster les paramètres de votre enquête si nécessaire, puis cliquez sur Créer une enquête. Outlook créera un nouvel e-mail de sondage pour les participants, leur permettant de voter sur leurs moments préférés. Une fois que tout le monde a voté, Outlook planifie la réunion à l’heure la plus demandée et envoie une confirmation.
Cette fonctionnalité vous fait non seulement gagner du temps, mais augmente également les chances d'une meilleure participation, car chacun a son mot à dire sur le moment où la réunion a lieu. vérifier Des outils puissants pour planifier des réunions et trouver des horaires qui conviennent à tout le monde.
3. Partagez des calendriers pour plus de transparence
Le partage de calendriers dans Outlook est un excellent moyen d'améliorer la communication au sein de l'équipe et d'éliminer les messages « Êtes-vous disponible sur… ? Continuer. En partageant votre calendrier, vos collègues peuvent voir votre disponibilité et planifier des réunions plus efficacement.
Pour ce faire, ouvrez votre calendrier, cliquez sur le bouton Partager dans la barre supérieure et choisissez le calendrier que vous souhaitez partager dans le menu déroulant. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur votre calendrier dans le volet de navigation et sélectionner « Partage et autorisations ».
À partir de là, saisissez l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier et choisissez le niveau d'accès que vous souhaitez accorder. Cette approche peut aller du simple fait de leur permettre de voir si vous êtes occupé ou disponible, jusqu'à l'autorisation complète de modifier votre calendrier.
Une fois partagé, les membres de l'équipe recevront une invitation par e-mail pour consulter votre calendrier et pourront immédiatement commencer à se coordonner plus efficacement. Aide Partagez votre calendrier dans Outlook En développant une culture d’ouverture et en améliorant la collaboration au sein de votre équipe ou de votre organisation.
Note: Outlook propose également une option à l'échelle de l'entreprise, dans laquelle vous pouvez définir les paramètres de partage de calendrier par défaut pour tous les membres de votre entreprise, offrant ainsi à tous les employés un niveau d'accès de base à votre disponibilité.
4. Transformez les e-mails en réunions
Souvent, après une longue discussion par courrier électronique, il devient évident qu’une réunion est nécessaire pour faire avancer les choses. Au lieu de créer manuellement une invitation à une réunion à partir de zéro, Outlook vous permet de convertir les fils de discussion directement en rendez-vous du calendrier.
Vous pouvez simplement faire glisser l'e-mail de votre boîte de réception vers l'icône du calendrier dans le volet de navigation. Outlook créera automatiquement une nouvelle invitation à une réunion avec le sujet de l'e-mail comme titre et le contenu de l'e-mail dans le corps. Vous pouvez ensuite régler l'heure, ajouter des participants et envoyer l'invitation.
Une autre façon consiste à utiliser l’option de réponse à la réunion. Ceci est particulièrement utile lorsque vous répondez à un e-mail contenant une demande de réunion. Ouvrez l'e-mail et cliquez sur Répondre en réunion Sur la bande. Cela créera une demande de réunion pré-remplie avec l'expéditeur de l'e-mail en tant que participant et le contenu de l'e-mail inclus, comme cet e-mail d'assistance client que vous avez converti en rendez-vous de service.
La conversion des e-mails en réunions améliore votre flux de travail global et vous aide à suivre facilement la correspondance liée à des réunions spécifiques, en conservant toutes les informations pertinentes au même endroit.
Astuce: Si vous avez un permis Copilote pour Microsoft 365 Dans votre organisation, vous pouvez utiliser Copilot pour planifier une réunion à partir d'un fil de discussion par courrier électronique. En sélectionnant l'option « Planifier avec Copilot », Copilot examine l'e-mail, ajoute automatiquement le titre et l'ordre du jour de la réunion, joint le fil de discussion et crée une invitation à la réunion.
5. Fixez les horaires de travail pour éviter les conflits
Il est embarrassant de se retrouver en double réservation dans Outlook et de devoir envoyer l'e-mail « J'ai une autre réunion ». Ou bien un rendez-vous avec un collègue éloigné est prévu pour vous tard dans la nuit.
La définition des heures de travail dans Outlook peut éviter ces erreurs de planification et vous aider à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
Dans Paramètres Outlook, accédez à la section Heures d'ouverture et région et sélectionnez vos jours et heures ouvrables habituels. Cela aidera les autres à planifier des réunions mieux adaptées à votre emploi du temps. De plus, dans la section Fuseaux horaires, sélectionnez votre fuseau horaire et indiquez à Outlook si vous souhaitez qu'on vous rappelle de mettre à jour votre fuseau horaire lorsque vous voyagez à travers des fuseaux horaires.
6. Utilisez des outils tiers
Bien qu'Outlook offre une gamme de fonctionnalités pour améliorer les flux de travail de planification, vous pouvez utiliser des outils tiers pour améliorer la planification, en particulier avec des personnes extérieures à votre organisation. Des outils tels que Calendly et Cal.com et Lemcal et Griffonnage Avec Outlook, cela peut être incroyablement utile pour planifier avec des clients ou des contacts externes.
Par exemple, Calendly et Doodle se synchronisent avec tous vos calendriers pour éviter les doubles réservations et fournir une interface simple permettant aux autres de planifier des réunions en fonction de votre disponibilité. Vous pouvez personnaliser les types d'événements, définir des plages horaires supplémentaires et même créer des calendriers de ligue pour les équipes.
Astuce: La meilleure façon de simplifier la planification au sein de votre organisation consiste à utiliser l'Assistant de planification Outlook. Il fournit une représentation visuelle claire de la disponibilité des participants, vous permettant de sélectionner rapidement des heures de réunion appropriées. Il vous aide également à localiser et à réserver les salles de réunion disponibles.
En intégrant des fonctionnalités Outlook et des outils tiers dans votre flux de travail de planification, vous pouvez réduire considérablement le temps et les efforts consacrés à l'organisation des réunions, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des tâches plus importantes. Prenez le temps d'explorer ces fonctionnalités et de trouver la configuration qui correspond le mieux à vos besoins. Vous pouvez maintenant visualiser Meilleures alternatives Outlook gratuites pour Windows.
