Microsoft Word est une application de productivité essentielle pour créer des documents professionnels, mais le formatage de chaque page peut vous faire perdre du temps si vous n'êtes pas familier avec les raccourcis et les fonctionnalités disponibles. Grâce à des astuces et des techniques efficaces, vous pouvez accélérer le processus de formatage tout en conservant la haute qualité de vos documents. Découvrez les meilleures façons de gagner du temps et de rendre facilement vos documents plus organisés et visuellement attrayants.
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1. Utilisez les raccourcis clavier de base
En gardant vos doigts sur les touches, vous pouvez rapidement appliquer des modifications de formatage et rester concentré sur la saisie : plus besoin de jouer avec votre souris et de vous laisser distraire de votre flux.
Par exemple, pour mettre le texte en gras, appuyez simplement sur Ctrl + B. De même, pour les italiques, utilisez Ctrl + I, et pour souligner, appuyez sur Ctrl + U. Ces raccourcis de formatage essentiels ne sont que la pointe de l’iceberg pour gagner du temps dans Word.
Vous pouvez rapidement aligner le texte à gauche, au centre ou à droite en utilisant... Ctrl + L et Ctrl + E et Ctrl + R respectivement. Cliquez sur Ctrl + 2 Pour doubler l’interligne dans le document, appuyez sur Ctrl + 1 Pour une distance. Ces raccourcis facilitent la modification de la mise en page de votre document.
Pour une liste plus complète des raccourcis permettant de gagner du temps dans Word, consultez notre article sur Raccourcis Windows Ce que tout utilisateur de Word devrait savoir.
2. Utilisez des formulaires Word
Si vous créez fréquemment des documents similaires, tels que des rapports, des factures ou des newsletters, l'utilisation de modèles Word peut vous faire gagner beaucoup de temps. Les formulaires Word sont préformatés avec des espaces réservés pour votre contenu, vous n'avez donc pas besoin de repartir de zéro à chaque fois.
Word fournit une variété de modèles intégrés pour les types de documents courants, accessibles via le menu Nouveau document. Sélectionnez le modèle qui correspond le mieux à vos besoins et vous obtiendrez un document conçu par des professionnels, que vous remplirez bien sûr avec votre contenu.
Pour plus d'options, consultez les sites Web de téléchargement Formulaires Microsoft Word. Vous trouverez de nombreux modèles gratuits et premium conçus pour différents secteurs et objectifs. Utilisez ces modèles pour créer de superbes documents avec un minimum d'effort.
Mais si vous avez des exigences de formatage spécifiques auxquelles les formulaires existants ne répondent pas, envisagez de créer un formulaire personnalisé dans Microsoft Word. En enregistrant votre modèle avec vos styles préférés, vous pouvez le réutiliser chaque fois que vous en avez besoin.
3. Implémentez une mise en forme cohérente à l'aide de styles
Vous devez toujours utiliser des styles dans Word pour appliquer une mise en forme cohérente dans tout votre document. Tout d’abord, vous pouvez définir des styles pour les titres, les paragraphes et d’autres éléments ; Vous pouvez alors obtenir une apparence cohérente sans coordonner manuellement chaque section.
Pour appliquer un style, sélectionnez le texte et choisissez le style souhaité dans la galerie Styles de l'onglet Accueil. Si vous devez modifier un style, cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez "Modifier" Pour personnaliser la police, la taille, la couleur et d’autres attributs. Toute modification mettra automatiquement à jour toutes les instances de ce style dans le document.
4. Personnalisez la barre d'outils d'accès rapide
La barre d'outils d'accès rapide est une fonctionnalité pratique qui vous permet de conserver vos commandes les plus fréquemment utilisées en un seul clic. Par défaut, le ruban comprend des commandes de base telles que Enregistrer, Annuler et Rétablir, mais vous pouvez facilement le personnaliser pour inclure les outils de formatage que vous utilisez.
Pour ajouter une commande à Barre d'outils, cliquez dessus avec le bouton droit dans le ruban et sélectionnez Ajouter à la barre d'outils d'accès rapide. De cette façon, vous pouvez créer un ensemble personnalisé de bases de mise en forme, telles que vos styles préférés, l'outil de dessin de mise en forme ou les options d'alignement du texte.
Cela vous fait gagner du temps en éliminant le besoin de rechercher dans le ruban chaque fois que vous souhaitez appliquer un format spécifique.
5. Naviguez à l'aide du volet de navigation
Faire défiler les pages pour trouver une section spécifique peut s'avérer fastidieux lorsque vous travaillez avec de longs documents. Le volet de navigation est un autre outil puissant qui vous aide à naviguer rapidement entre les sections.
Pour accéder au volet de navigation, rendez-vous dans l'onglet Afficher Et cochez la case à côté du volet de navigation. Cela ouvrira une barre latérale affichant une liste de titres dans votre document. Cliquez sur n'importe quel titre pour accéder immédiatement à cette section.
Le panneau de navigation est particulièrement utile lorsque vous devez apporter des modifications de mise en forme à des parties spécifiques d'un document. Vous pouvez appliquer efficacement les mises à jour de formatage sans défilement approfondi ni recherche manuelle.
6. Dupliquez le format à l'aide de l'outil Dupliquer le format
L'outil Format Copy est un outil astucieux qui vous permet de copier rapidement le formatage d'une partie d'un document et de l'appliquer à une autre. Cette fonctionnalité vous fait gagner beaucoup de temps lorsque vous devez maintenir une mise en forme cohérente dans tout votre contenu.
Pour utiliser l'outil Copier la mise en forme, sélectionnez le texte contenant la mise en forme que vous souhaitez copier, puis cliquez sur l'icône de l'outil Copier la mise en forme. 
Dans l'onglet Accueil, cliquez et faites glisser sur le texte auquel vous souhaitez appliquer la mise en forme.
Astuce: Si vous devez appliquer la même mise en forme à plusieurs sections, double-cliquez sur l'icône de l'outil de mise en forme. . Cela gardera l'outil actif jusqu'à ce que vous appuyiez sur Esc Ou cliquez à nouveau sur l'icône.
Astuce: Utilisation Alt+Ctrl+C Pour copier le format, Alt+Ctrl+V Pour coller un format. Bien que le curseur ne se transforme pas en pinceau, vous pouvez sélectionner à plusieurs reprises du texte et coller le formatage dans plusieurs zones sans le recopier.
7. Personnalisez la fonction de correction automatique
Par défaut, la correction automatique corrige automatiquement l'orthographe et les fautes de frappe courantes, mais vous pouvez également l'utiliser pour créer des raccourcis personnalisés pour les phrases ou le formatage fréquemment utilisés.
Pour personnaliser la correction automatique, accédez à Fichier -> Options -> Audit -> Options de correction automatique. Ici, vous pouvez ajouter vos propres entrées à la liste. Par exemple, vous pouvez configurer « br » pour qu'il se développe automatiquement en « Cordialement » ou « mh » pour devenir « Nom de mon entreprise » dans la police et la taille de votre choix.
Vous pouvez également trouver Fonction de correction mathématique automatique Dans la même liste. Il est particulièrement utile pour ceux qui incluent fréquemment des équations ou des symboles mathématiques dans leurs documents.
Par défaut, Word reconnaît diverses abréviations mathématiques, telles que la saisie de « \pi » pour insérer le symbole pi (π) ou « \sqrt » suivi d'un nombre pour créer le symbole de racine carrée (√).
8. Réutilisez le contenu à l'aide de parties rapides
Les Quick Parts constituent un excellent moyen de stocker et de réutiliser du contenu riche. Il s'agit notamment des titres, des pieds de page, des pages de couverture ou même des sections entières du document. En enregistrant ces éléments sous forme de parties rapides, vous pouvez les insérer dans n'importe quel document en quelques clics.
Pour créer un Quick Part, sélectionnez le contenu que vous souhaitez enregistrer et accédez à Insérer -> Quick Parts -> Enregistrer la sélection dans la galerie Quick Parts. Donnez un nom au bloc de construction, choisissez une catégorie et cliquez sur Ok. Désormais, chaque fois que vous aurez besoin d'utiliser ce contenu, accédez simplement à Insérer -> Pièces rapides Sélectionnez-le dans la galerie.
Les pages de couverture sont également un excellent exemple de la façon dont les pièces rapides permettent de gagner du temps. Au lieu de créer une nouvelle page de garde à partir de zéro pour chaque document, vous pouvez créer une seule fois une page de garde personnalisée, l'enregistrer en tant que partie rapide et l'insérer rapidement dans n'importe quel document lorsque vous en avez besoin.
9. Modifiez le formatage à l'aide du volet Afficher le formatage
Le volet Afficher la mise en forme affiche tous les détails de mise en forme du texte sélectionné, y compris les paramètres de police, de taille, de style et de paragraphe.
Pour accéder au volet Afficher le formatage, appuyez sur Maj + F1. Le volet apparaîtra sur le côté droit de l'écran, fournissant une ventilation de la mise en forme appliquée au texte sélectionné.
De plus, le volet Afficher le formatage vous permet de modifier le formatage directement à partir du volet lui-même. Vous pouvez cliquer sur l'élément de mise en forme que vous souhaitez modifier, tel que la police ou l'espacement des paragraphes, et effectuer les ajustements souhaités.
Cela peut vous faire gagner du temps en éliminant le besoin de naviguer dans plusieurs menus et boîtes de dialogue pour ajuster la mise en page.
Maintenant que vous connaissez ces conseils pour gagner du temps, vous pouvez créer des documents professionnels et bien formatés en une fraction du temps. Pour plus de façons d'améliorer Expérience de motsConsultez notre article sur Comment rendre un tableau gérable dans n'importe quel document Word.
